Как правильно составлять план работы. Основные шаблоны проектных планов в Excel

Три способа создания календаря проектов

Как правильно составлять план работы. Основные шаблоны проектных планов в Excel

Если вы пытаетесь составить календарь проектов на следующий месяц или год, возможно, вам стоит задуматься о поиске наилучшего метода.

Поскольку вы уже переросли классический (но неэффективный) подход, предусматривающий использование ручки, линейки и бумаги, предлагаем три способа составить календарь проекта (в Excel, Google календаре и Wrike), которые могут рассматривать ваши сотрудники на совещании, посвященном планированию проекта. Какой же из этих трех способов подходит для вашей команды?

1. Электронная таблица Excel: самый привычный инструмент, самый неэффективный календарь проектов

Microsoft Office — один из первых пакетов программ, с которым знакомятся начинающие пользователи компьютеров. Именно поэтому Excel используется везде, где можно представить данные в виде таблицы, в том числе при создании календарных графиков.

В Excel даже есть готовый шаблон календаря, так что вам не придется тратить время на подготовку, и вы сможете сразу приступить к планированию. (Изображенный выше календарь — это один из примеров готового шаблона Excel.

) Если вы используете электронную таблицу Excel для составления календаря проектов, у участников вашей команды, скорее всего, не возникнет проблем с открытием и редактированием этого документа. 

Но хоть Excel и является «родным» офисным инструментом, совместная работа над календарем проекта с его помощью оказывается наименее эффективной. После того, как вы введете вехи, вам придется искать лучший способ открыть общий доступ к файлу и совместно его редактировать.

Если вы перешлете этот документ по электронной почте, он может очень легко затеряться в бездонной папке «Входящие» вашего коллеги.

Платформы обмена файлами, такие как Google Drive, Dropbox или Box, позволят вашим сотрудникам загружать обновленные версии календаря независимо друг от друга, и это значит, что все эти версии впоследствии нужно будет объединять. Это очень утомительная обязанность для руководителя группы. 

Excel прекрасно подходит для создания финальных версий календаря, но не может служить эффективной платформой для совместного планирования проектов.

2. Google Календарь: знакомый инструмент, относительно удобный метод

Решением для команд, желающих совместно планировать проекты и делать это в режиме реального времени, может стать такой онлайн-инструмент, как Google Календарь. В статье на сайте Betteri.ru описано, как управлять графиками проектов с помощью Google Календаря.

Воспользовавшись возможностью Google Календаря создавать множество календарей и выбирать любой из них для просмотра, вы можете организовать свои календари одним из двух способов:

1. По исполнителю. Создайте по отдельному календарю для каждого участника команды и вносите их вехи-задачи в их персональные календари. Руководитель группы сможет следить за рабочей загрузкой каждого участника или нескольких участников команды, чтобы видеть приближающиеся сроки.

2. По проекту. Создайте отдельный календарь для каждого крупного проекта, над которым работает ваша команда, и вводите в него сроки выполнения задач и вехи. Вы сможете сравнивать графики различных проектов, чтобы видеть, когда необходимо перераспределить работу для оптимизации загрузки по другим проектам.

Google Календарь — гораздо более эффективный метод для совместного планирования проектов, но по-прежнему не идеальный.

В отличие от электронных таблиц Excel, Google Календарь позволяет всем участникам команды одновременно получать доступ к задачам и редактировать их, и вам не придется беспокоиться об управлении версиями.

Ограничения Google Календаря проявляются, когда вам приходится углубляться в детали планирования проектов — отмечать, какие задачи зависят от других задач, и искать места и причины возникновения затруднений при работе над проектом.

3. Диаграмма Ганта: самый непривычный инструмент, самый эффективный метод

Диаграммы Ганта — необходимый инструмент для руководителей и команд, желающих получать подробную информацию о своих проектах. Самые эффективные диаграммы Ганта — это онлайн-инструменты со встроенными возможностями автоматизации.

Они позволяют настраивать все задачи и вехи проекта в режиме реального времени, что помогает совместно планировать график проекта. Диаграмма Ганта также позволяет отображать продолжительность задач, устанавливать зависимости, отмечать исполнителей и сравнивать ход выполнения проекта с критическим путем проекта, чтобы видеть' отставания от графика.

Также вы можете следить за несколькими проектами на одной и той же диаграмме Ганта, чтобы видеть, как они согласуются.

Поскольку этот инструмент мало знаком сотрудникам, которые не являются менеджерами проектов, участникам вашей команды может понадобиться некоторое время, чтобы привыкнуть к нему.

Но такие диаграммы специально предназначены для планирования проектов и поэтому представляют собой наиболее эффективный способ составления календаря проектов. Ограничения, с которыми сталкиваются многие команды при использовании Excel и Google Календаря, не свойственны диаграммам Ганта.

 Как только вы научитесь ими пользоваться, вы поймете, что это самый эффективный способ составления календаря проектов.

А как планирует проекты ваша команда?

Диаграмма Ганта — это лучший способ составить календарь на 2018 год, но используют ее довольно редко. Если вы хотите больше узнать об использовании диаграмм Ганта для упрощения планирования проектов, поработайте с интерактивными диаграммами Ганта в бесплатной пробной версии Wrike.

Хотите отслеживать ход работы с помощью лучшего инструмента для управления проектами? Попробуйте бесплатную версию Wrike!

Связанные статьи:
• Подробное руководство по созданию диаграмм Ганта в Wrike
• Диаграмма Ганта — важнейший инструмент для управления проектами (инфографика)

Источник: https://www.wrike.com/ru/blog/tri-sposoba-sozdaniya-kalendarya-proektov/

Бизнес-план с расчетами в Excel. Образец заполнения бизнес-плана (шаблон xlsx)

Как правильно составлять план работы. Основные шаблоны проектных планов в Excel

Бизнес-план с расчетами в Excel. Образец заполнения бизнес-плана (шаблон xlsx)

Шаблон Excel для расчета бизнес-плана со следующими разделами:

  • Параметры проекта
  • Продажи и прямые издержки
  • Общие издержки
  • Налоги и отчисления
  • Начальный баланс
  • Капитальные вложения
  • Финансирование
  • Дополнительная информация
  • Отчет о прибылях и убытках
  • Баланс
  • Движение денежных средств

Скачать шаблон расчета проекта бизнес-плана бесплатно онлайн.xlsm (с макросами для расчета) >>>

Перечень шаблонов для подготовки финансовой части бизнес-плана для предприятия общественного питания

Перечень шаблонов для подготовки финансовой части бизнес-плана для предприятия общественного питания
Система            налогообложенияОрганизационно-правовая                                           формаОбъект       налогообложенияНаименование шаблона                                 (имя файла)
ТрадиционнаяИндивидуальный предприниматель без образования юридического лица (ИПБЮЛ)В зависимости от вида налогаШаблон ОП – 01
Юридическое лицоВ зависимости от вида налогаШаблон ОП – 02
Система            налогообложенияОрганизационно-правовая                                           формаОбъект       налогообложенияНаименование шаблона                                 (имя файла)
УпрощеннаяИндивидуальный предприниматель без образования юридического лица (ИПБЮЛ)ДоходыШаблон ОП -03
Доходы – расходыШаблон ОП – 04
Юридическое лицоДоходыШаблон ОП – 05
Доходы – расходыШаблон ОП – 06
Система            налогообложенияОрганизационно-правовая                                           формаОбъект       налогообложенияНаименование шаблона                                 (имя файла)
Единый налог на вмененный доходИндивидуальный предприниматель без образования юридического лица (ИПБЮЛ)Вмененный доходШаблон ОП – 07
Юридическое лицоВмененный доходШаблон ОП – 08
Дополнительные пояснения:
1. При использовании шаблона для конкретного пользователя файлу с его финансовым планом
следует присвоить имя, соответствующее фамилии и инициалам, и сохранить этот файл
отдельно под новым именем в папке соответствующей группы.
2. При использовании шаблонов по единому налогу на вмененный доход в поля, выделенные на
желтом фоне, следует самостоятельно вписать недостающую информацию – по виду деятельности,
показателю налогообложения и базовой доходности. В строке “Показатель налогобложения”
в КАЖДУЮ ЯЧЕЙКУ таблицы необходимо вписать численные значения показателя налогобложения
в соответствующих единицах измерения.
3. Рабочие листы всех шаблонов имеют следующую структуру:
Лист 1 – Исходные данные (по форме распечатки, выдаваемой клиенту)
Лист 2 – План финансовых результатов деятельности
Лист 3 – План движения денежных средств
Лист 4 – Оценка эффективности проекта (график и расчетные показатели)
Примечание: Для Листов 2, 3 и 4 установлена защита от изменений. Для снятия защиты
следует воспользоваться опцией Сервис/Защита/Снять защиту листа

Файл 1:

Скачать (XLSX, 12KB)

Файл 2:

Скачать (XLSX, 192KB)

Файл 3:

Скачать (XLSX, 187KB)

Файл 4:

Скачать (XLSX, 646KB)

Файл 5:

Скачать (XLSX, 185KB)

Файл 6:

Скачать (XLSX, 184KB)

Файл 7:

Скачать (XLSX, 185KB)

Файл 8:

Скачать (XLSX, 186KB)

Готовые решения в Excel для бизнеса

Нет времени на рутину? Решайте задачи в Excel!

График доходов, расходов, прибыли

Любой индивидуальный предприниматель (ИП) или предприятие (ООО, ЗАО) ведет бухгалтерский и налоговый учет в соответствии с действующим законодательством.

Однако, бухгалтерский учет и управленческий учет доходов и расходов – не всегда одно и то же.

Для того, чтобы понять реальное соотношение доходов и расходов ИП или ООО, а также прибыль предприятия, необходимо вести подробный учет реальных доходов и расходов.

Расчет точки окупаемости проекта

Точка окупаемости проекта – это сумма доходов от деятельности предприятия, равная расходам на ведение этой деятельности. Суммы, полученные сверх точки окупаемости, приносят предприятию прибыль.

Расчет точки окупаемости проекта необходим при разработке бизнес-плана, при запуске производства или закупке нового вида продукции, при запуске нового проекта. Для расчета точки окупаемости необходимо определить основные статьи доходов и расходов предприятия.

Расчет точки безубыточности предприятия

Учитываются следующие показатели:

– цена единицы продукции,– затраты на единицу товара,– торговая наценка на единицу товара,– постоянные и переменные расходы предприятия,

– процентная ставка по банковскому кредиту. скачать

Источник: https://business-plan.iiba.ru/%D0%B1%D0%B8%D0%B7%D0%BD%D0%B5%D1%81-%D0%BF%D0%BB%D0%B0%D0%BD-%D1%81-%D1%80%D0%B0%D1%81%D1%87%D0%B5%D1%82%D0%B0%D0%BC%D0%B8-%D0%B2-excel/

Планировщик работы в excel

Как правильно составлять план работы. Основные шаблоны проектных планов в Excel

​Смотрите также​. Так вы скопируете​Примечание:​ день.​ потребуется добавить еще​ основные принципы выполнения​ то к ячейкам,​ первая ссылка в​ следует выбрать вариант​ ранее обращались, жмем​ планируется выполнение многих​ вещей, опять выделяем​.

​ воспользуемся инструментом автозаполнения,​ представлять собой набор​ элементов.

​ в которых указывается​Сетевой график – это​ выпадающие списки в​Вы можете добавить​Например, окончание работы Проведение​ один ряд данных​ данной задачи остаются​ будет применено условное​ данном выражении ссылается​

​«Создать правило»​ в открывшемся списке​

​ задач, то рациональнее​ содержимое шапки. Клацаем​Массив шапки будет заполнен​

Процедура построения сетевого графика

​ который называется​ столбцов, каждый из​Перемещаемся во вкладку окна​ порядковый номер конкретной​ таблица, предназначенная для​ другие дни.​ еще 7 блюд​ конкурса запланировано на​ и несколько столбцов​ неизменными. Поэтому при​ форматирование в виде​ на первую ячейку​.​

Этап 1: построение структуры таблицы

​ по позиции​ будет прибегнуть к​ по пиктограмме​ последовательными датами в​«Прогрессия»​ которых соответствует одному​ форматирования​ задачи, её наименование,​ составления плана проекта​Результат:​ в столбец​ 21.03.2010. Для определения​ в исходной таблице:​ желании каждый пользователь​ их заливки цветом.​ строки на шкале​

  1. ​Происходит запуск окна, в​«Автоподбор ширины столбца»​ автозаполнению. Для этого​«Формат»​ пределе от 1​
    • ​.​
    • ​ периоду проекта. Чаще​
    • ​«Шрифт»​
    • ​ ответственный за её​
    • ​ и контроля за​
    • ​Урок подготовлен для Вас​

    ​Breakfast​ даты начала работы-последователя​ Начало работы (фиксированная​

  2. ​ может усовершенствовать таблицу,​Чтобы выбрать определенный цвет​ времени, а вторая​ котором требуется сформировать​​.​​ ставим в первый​
  3. ​, находящейся в блоке​ по 30 июня​​В первый объект шапки​​ всего один период​​. В блоке настроек​​ реализацию и сроки​ его выполнением. Для​​ командой сайта office-guru.ru​​без необходимости изменять​​ Разработка проекта вышеуказанная​​ дата начала выполнения​ представленную в примере,​​ заливки, клацаем по​​ — на первый​ правило. В области​После этого ширина столбцов​ элемент столбца число​«Ячейки»​ 2017 года. Но​ шакалы времени вставляем​
  4. ​ равен одному дню,​«Начертание»​​ выполнения. Но кроме​​ её профессионального построения​​Источник: http://www.excel-easy.com/examples/meal-planner.html​​ адрес диапазона.​ формула в столбце​​ работы), Выполнено (число​​ под свои конкретные​ кнопке​ элемент столбца даты​ выбора типа правила​ выделенных элементов сужается​​«1»​​. В перечне останавливаемся​ для сетевого графика​
  5. ​ дату​ но бывают случаи,​устанавливаем флажок около​ этих основных элементов​ существуют специализированные приложения,​Перевел: Антон Андронов​Выделите ячейку​ Начало работы (ячейка​ дней соответствующее проценту​ потребности.​
  6. ​«Формат…»​​ начала мероприятия. Знак​​ отмечаем пункт, который​ до размеров ячейки,​​. Курсор направляем на​​ на варианте​​ мы имеем слишком​​«01.06.2017»​ когда величину периода​ параметра​ могут быть и​​ например MS Project.​​ Антон Андронов​

​C4​H7​ выполнения работы), Не​

​ Максим Тютюшев​.​

Этап 2: создание шкалы времени

​ доллара (​ подразумевает использование формулы​ в которой длина​ нижний правый край​«Автоподбор высоты строки»​ широкие ячейки, что​. Передвигаемся во вкладку​ исчисляют в неделях,​«Полужирный»​ дополнительные в виде​ Но для небольших​pluto21​на первом листе.​) к сроку окончания​ выполнено (столбец длительность​

​Построим диаграмму Ганта отображающую​В новом окне передвигаемся​$​ для обозначения форматируемых​ данных больше всего​ элемента, дождавшись момента,​

  1. ​.​ негативно влияет на​«»​ месяцах, кварталах и​. Это нужно сделать,​ примечаний и т.п.​ предприятий и тем​: Есть идея перенести​На вкладке​ прибавит 5-и дневную​
  2. ​ минус столбец выполнено).​ связанные работы и​​ в раздел​​) установлен специально, чтобы​​ элементов. В поле​​ в сравнении с​
  3. ​ когда он преобразуется​После описанного действия наименования​ компактность таблицы, а,​и клацаем по​ даже годах.​ чтобы наименования столбцов​Итак, вписываем наименования столбцов​ более личных хозяйственных​ в некое подобие​DATA​ задержку и еще​Источник данных для диаграммы​ процент их выполнения.​«Заливка»​ координаты формулы, у​«Форматировать значения»​ остальными элементами колонки.​ в крестик. Одномоментно​​ столбцов по высоте​​ значит, и на​

    ​ значку​В нашем примере используем​ выделялись среди другой​​ в будущую шапку​​ нужд нет смысла​​ календаря таблицу с​​(Данные) кликните по​ 1 день, чтобы​​ теперь будет выглядеть​​Диаграмма Ганта в MS​. В группе​ которых стоит данный​​нам требуется задать​​ Таким образом, экономится​

  4. ​ зажимаем клавишу​​ вписываются в границы​​ её наглядность. Поэтому​​«Заполнить»​​ вариант, когда один​ информации. Теперь жмем​​ таблицы. В нашем​​ покупать специализированное программное​ диапазоном дат, названием​ команде​ связанная работа начиналась​​ так:​​ EXCEL часто используется при​«Цвета фона»​​ символ, не изменялись,​​ правило выделения, представленное​​ место на листе.​​Ctrl​ ячеек, но по​​ проведем ряд манипуляций​​. Открывается дополнительное меню,​​ период равен одному​​ по кнопке​ примере названия колонок​​ обеспечение и тратить​​ клиента и регион.​​Data Validation​​ на следующий день.​​Обычно предполагается, что работы​​ управлении проектами. Эта​​представлены различные варианты​​ а оставались абсолютными.​
  5. ​ в виде формулы.​ При этом в​и левую кнопку​ ширине ячейки не​ для оптимизации таблицы.​ где нужно выбрать​ дню. Сделаем шкалу​«OK»​ будут следующими:​ море времени на​Сейчас план работ​(Проверка данных).​ Получим 27.03.2010.​ в проекте логически​
    ​ диаграмма может отображать:​ закраски. Отмечаем тот​ И вы для​ Для конкретно нашего​ шапке таблицы производится​​ мышки, тянем крестик​​ стали компактнее. Снова​
  6. ​Выделяем шапку шкалы​ пункт​​ времени на 30​​, чтобы сохранить введенные​​№ п/п;​​ обучение тонкостям работы​​ (занимаемся доставкой) выглядит​​Появится диалоговое окно​Теперь, после определения связей,​​ связаны. Например, работа​​перечень работ/ задач проекта;​ цвет, которым желаем,​​ своего случая должны​​ случая она будет​
  7. ​ перенос наименований по​ вниз до нижней​ выделяем диапазон шапки​ времени. Клацаем по​«Прогрессия…»​ дней.​ изменения форматирования.​Название мероприятия;​ в нем. С​ простой таблицей.​Data Validation​ при изменении длительности​ Разработка проекта начинается​плановую длительность работ;​ чтобы выделялись ячейки​ расставить значки доллара​​ иметь следующий вид:​​ словам в тех​​ границы таблицы.​​ шкалы времени и​ выделенному фрагменту. В​​.​​Переходим к правой границе​
  8. ​Следующим шагом станет обозначение​Ответственное лицо;​ построением сетевого графика​В сторону чего​(Проверка вводимых значений).​ работы Проведение конкурса,​ только после проведения​связи между работами;​ дней, соответствующих периоду​​ в соответствующих местах.​​=И(G$1>=$D2;G$1​ элементах листа, в​Весь столбец при этом​​ клацаем по кнопке​​ списке останавливаемся на​
  9. ​Происходит активация окна​ заготовки нашей таблицы.​ границ таблицы. Выделяем​

Этап 3: заполнение данными

​Дата начала;​ вполне успешно справляется​

  1. ​ лучшего всего смотреть?​Из выпадающего меню​​ скажем на 30​​ конкурса по определению​процент выполнения.​ выполнения конкретной задачи.​Второй аргумент представлен выражением​Но для того, чтобы​ которых они не​ будет заполнен значениями​«Формат»​ пункте​
  2. ​«Прогрессия»​ Начиная от этой​​ ячейки с наименованием​​Продолжительность в днях;​ табличный процессор Excel,​ Как вариант рассматриваю​Allow​ дней, получим соответствующий​ организации проектировщика, т.е.​Процесс создания простейшей диаграммы​ Например, выберем зеленый​«G$1. Он проверяет, чтобы​ вы могли преобразовать​​ умещаются в ширину.​​ по порядку.​. На этот раз​«Формат ячеек»​. В группе​ границы, выделяем диапазон,​ столбцов, а также​​Примечание.​​ который установлен у​ MS Project.​(Тип данных) выберите​ сдвиг у всех​
  3. ​ завершения работы Проведение​ Ганта без связей​ цвет. После того,​
  4. ​ показатель на шкале​​ данную формулу и​​ Это получилось сделать​Далее переходим к столбцу​ в списке выбираем​.​​«Расположение»​​ насчитывающий 30 столбцов,​ то количество строк​Если названия не вместятся​ большинства пользователей. Давайте​
  5. ​Но вижу что​​List​​ работ-последователей.​ конкурса. Реализуем связь​ и % выполнения​ как оттенок отразился​ времени (​ для своего сетевого​ благодаря тому, что​
  6. ​«Дата начала»​ вариант​В открывшемся окне форматирования​должно быть отмечено​ а количество строк​​ ниже их, которое​​ в ячейку, то​ выясним, как выполнить​ есть нечто подобное​(Список).​СОВЕТ​​ начало-конец, т.е. когда​​ приведен в статье​
  7. ​ в поле​G$1) был меньше или​ графика, который вполне​ мы ранее в​. Тут следует указать​«Автоподбор ширины столбца»​ передвигаемся в раздел​ значение​ будет равняться числу​ будет равно приблизительному​ раздвигаем её границы.​ в этой программе​ в шаблонах Excel.​Поставьте курсор в строке​: Для начинающих пользователей​ начало одной работы​ Диаграмма Ганта. Разовьем​«Образец»​ равен дате завершения​ возможно, будет иметь​ формате ячеек шапки​ дату начала каждого​​.​​«Выравнивание»​

Этап 4: Условное форматирование

​«По строкам»​ строчек в заготовке,​ числу запланированных мероприятий​Отмечаем элементы шапки и​ указанную выше задачу.​ Может быть, подобное​Source​ EXCEL советуем прочитать​ связано с окончанием​

  1. ​ эти идеи для​, клацаем по​ проекта (​ другие координаты, нам​ поставили галочку около​
  2. ​ конкретного мероприятия. Делаем​​Теперь таблица приобрела компактность,​​. В области​, так как мы​​ которую мы создали​​ в границах данного​ клацаем по области​Скачать последнюю версию​​ реализовывали?​​(Источник) и введите​
  3. ​ статью Основы построения диаграмм​ работы-предшественника. Также учтем​ создания более совершенной​«OK»​$D2+$E2-1​ следует расшифровать записанную​ параметра​ это. В столбце​​ а элементы сетки​​«Ориентация»​ будем заполнять шапку,​ ранее.​ проекта.​ выделения. В списке​ Excel​

    ​vikttur​

    ​ «=Breakfast».​ в MS EXCEL,​ возможную задержку между​ диаграммы (см. файл​.​). Показатель на шкале​ формулу.​«Переносить по словам»​«Продолжительность в днях»​

Источник: https://my-excel.ru/excel/planirovshhik-raboty-v-excel.html

Как составить план проекта: 7 шагов к успешной реализации

Как правильно составлять план работы. Основные шаблоны проектных планов в Excel

Все процессы, понятия или предметы с чего-то начинаются. Этот момент начала произошел несколько дней или лет назад, и все выглядело по-другому – не так, как сейчас.

Смотря, например, на машину, мы понимаем, что в самом начале она не была такой: сначала появилась идея, затем эта идея была донесена другим людям, что вызвало обсуждение; к работе подключились дизайнеры, был запущен процесс сборки и многое другое.

Описанное выше – незначительный пример. Но он отлично объясняет суть – у всего есть начало.

Управление проектами – не исключение. Будучи сложной цепочкой задач и процессов, оно также с чего-то начинается. Этим первым шагом является план проекта.

В этой статье мы поговорим о плане и процессе планирования, а также разъясним моменты, связанные с вопросом «Как создать такой план». Мы выделили 7 шагов.

Что же такое план проекта?

Вы могли заметить, что мы помимо плана упомянули и процесс планирования. Какая между ними разница? Все очень просто.

Планирование – это процесс, обсуждение. Во время него выясняется объем работ, цели и пути, необходимые для их достижения.

План же – это официальный документ, содержащий все решения по планированию, утвержденный объем, затраты. Его главные функции – контроль, оказание содействия общению между участниками и составление графика.

Создавая план проекта, менеджер уже должен обладать ключевыми знаниями и умениями. Это повышает шансы на успешную его реализацию. Кроме того, подготовленный план поможет предвидеть и избежать необязательных ошибок и принятия неверных решений, а также поспособствует экономии времени и уменьшению затрат.

Цели плана проекта

Хорошо подготовленный план должен отвечать на следующие вопросы.

Почему?

Должны быть выяснены причины, почему на проект выделяются средства; какая проблема должна быть решена.

Что?

Вопрос касается работы, которая должна быть выполнена для достижения результата и конечных целей.

Кто?

Вопрос о вовлеченных людях, их ролях и ответственности; о том, как они должны быть организованны.

Когда?

Здесь речь идет о графике/продолжительности проекта.

Как составить план проекта?

Перед тем как заняться составлением, менеджер должен быть осведомлен о большом количестве вопросов, которые будут возникать на протяжении всего проекта, и ответов на них. Каждый вопрос можно выделить отдельно. Но все же лучше определить общие характерные шаблоны и модели. Итак, что же необходимо делать менеджеру для составления плана проекта.

1. Общайтесь

Первым шагом к успеху является общение с командой о целях, участниках, задачах, т.д. Менеджер должен знать, кто и за какую задачу ответственен, о сроках, а также просто обо всем, что происходит в проекте.

Стоит добавить, что общение – это не только первый шаг. Общаться стоит на протяжении всего проекта – это ключ к успеху.

2. Определите участников и цели

Определение всех участников проекта иногда вызывает сложности: их может быть очень много. Более того, они прямо или косвенно, в большей или меньшей степени могут оказывать влияние на проект. Именно поэтому важно определить всех тех, кто напрямую влияет на составление плана и серьезно отнестись к их пожеланиям.

Кто может быть участником проекта:

  • Заказчик – человек, непосредственно финансирующий и утверждающий работу;
  • Менеджер проекта – человек, занимающийся планированием с последующим созданием, исполнением и контролем над проектом;
  • Команда проекта, которая создает конечный продукт. Члены команды участвуют во многих важных процессах, среди которых разработка, обеспечение качества, работа над дизайном и т.д. Как правило, они не утверждают проект;
  • Конечный пользователь;
  • Другие. В этот список могут входить самые разнообразные люди: риск-аналитики, специалисты по снабжению и т.д.

Что можно сделать на этой стадии? Проведите интервью с ключевыми участниками. Так вы поймете, какие требования ставятся, и какие цели стоит достигнуть. Наиболее эффективным способом достижения целей является SMART методика постановки целей.

Проведение интервью также позволяет менеджеру осознать, какую проблему решает проект, и почему вообще он финансируется.

Это наш почему вопрос.

3. Определите весь объем работ

Несомненно, самая важная часть любого планирования.

Все ключевые моменты выделяются и обсуждаются здесь: обоснование, описание продукта, критерии соответствия, цели и результаты, ограничения, предположения, стоимостная оценка и некоторые другие.

Все участники проекта должны прийти к полному пониманию и соглашению на этой стадии. Как только обсуждение заканчивается, все важное заносится в документ, в котором фиксируются описание содержания и объема проекта.

На этой стадии также уменьшаются риски недопонимания, которые могут привести к неконтролируемому расширению масштабов проекта.

Это наш что вопрос.

4. Определите роли и ответственности

Одна из важнейших задач менеджера – распределение задач между членами команды. Они должны знать свои роли и сферу ответственности. И, конечно же, не следует забывать, что команды – это сформированные единицы с определенным числом участников.

Это наш кто вопрос.

5. Составьте график проекта

Этот пункт – непосредственное продолжение предыдущего. Как только роли и ответственность будут распределены, следующим шагом будет установление продолжительности работы для каждого ресурса с датами начала/окончания.

Это наш когда вопрос.

На этой же стадии менеджер устанавливает ключевые события, критический путь – в общем, имеет дело с графиком выполнения работ.

Какой же инструмент для работы с проектом выбрать?

6. Визуализируйте план проекта при помощи диаграммы Ганта

Заметим, что некоторые люди, говоря о графике, подразумевают весь проект. Это не совсем так. Визуализированный график – это всего лишь часть планирования и плана как такового. Весь проект представляет собой более сложную структуру.

Воспользуйтесь GanttPRO – онлайн инструментом для планирования проектов. С его помощью менеджер может:

  • Создавать и распределять задачи;
  • Устанавливать их продолжительность с датами начала и окончания.
  • Устанавливать зависимости между задачами. Менеджер следит за всеми событиями и знает, когда завершающаяся задача дает начало следующей;
  • Следить за прогрессом отдельно взятых событий и проекта в целом;
  • Определять ресурсы, необходимые для выполнения задач;
  • Устанавливать стоимость ресурсов;
  • Взаимодействовать с членами команды и просматривать все сделанные ими изменения;
  • Следить за ключевыми событиями;
  • Визуализировать критический путь – наиболее короткий промежуток времени, необходимый для завершения проекта.

С диаграммами Ганта GanttPRO легко управлять процессами планирования и составлять проект.

7. Управляйте рисками

Все стадии проекта могут подвергаться рискам. Поэтому управление ими – один из важнейших моментов в планировании.

Опытный менеджер способен не только оценивать и предвидеть такие ситуации, но и создавать план со способами их решения. Команда, в свою очередь, также должна знать, как реагировать на любые перемены.

Какие риски могут возникнуть?

  • Оптимистичные ожидания о времени и затратах;
  • Плохо обозначенные требования и пожелания;
  • Плохо обозначенные роли и ответственности;
  • Перемены в требованиях;
  • Новые требования;
  • Сокращение бюджета;
  • Плохое взаимодействие.

Подытожим

Идентичных проектов не существует. Один может быть отлично реализован без рисков и перенесенных сроков. Другой может провалиться, даже если в нем будут те же участники, затраты, график и цели.

Риски и перемены в проекте неизбежны. Но все же облегчить само планирование и составить план помогут грамотно распланированные объем работ, график, оцененные риски и отличная командная работа.

В таком случае даже трудные проекты могут приносить удовольствие.

А у вас есть опыт планирования проектов?

Источник: https://spark.ru/startup/ganttpro/blog/28849/kak-sostavit-plan-proekta-7-shagov-k-uspeshnoj-realizatsii

10 полезных бесплатных шаблонов управления проектами для Excel

Как правильно составлять план работы. Основные шаблоны проектных планов в Excel

Microsoft Excel — широко распространенное программное обеспечение для работы с электронными таблицами, предназначенное для организации и управления данными.

Как и все другие электронные таблицы, Excel позволяет вычислять данные с помощью формул, использовать инструменты построения графиков, строить диаграммы, создавать макросы и создавать сводные таблицы.

Если у вас крупный или маленький бизнес, электронные таблицы Excel отлично подходят для анализа данных, планирования событий, составления графиков, расчета бюджета и расходов и многого другого.

Шаблоны управления проектами для Excel

Управление проектами является важным критерием для достижения любых бизнес-целей. Вы можете использовать Microsoft Excel в качестве инструмента управления проектами в дополнение к его использованию в качестве электронной таблицы.

В Excel есть некоторые из лучших шаблонов управления проектами, которые позволяют вам превращать простые электронные таблицы в панель управления проектами.

Шаблоны управления проектами Excel позволяют вам управлять проектами, планировать события, управлять запасами, управлять бюджетами, анализировать данные, эффективно управлять и планировать проект по времени.

В зависимости от проектов, которые вы выполняете, вы можете использовать наиболее подходящие инструменты управления проектами, чтобы начать свой проект. В этой статье мы рассмотрим некоторые из лучших шаблонов управления проектами Excel для создания хорошо управляемого и структурированного проекта.

1. Рабочий план Хронология

Хорошо спланированная работа имеет решающее значение для организации задачи проекта. Большая часть организации полагается на жизненный цикл управления проектом для решения основных этапов и ключевых задач на нескольких этапах проекта.

Временная шкала рабочего плана позволяет вам представить основные этапы проекта или программы в хронологическом порядке на временной шкале.

Это бесплатный инструмент планирования проекта, который предустановлен в Excel и позволяет легко демонстрировать планы проекта заинтересованным сторонам, командам и коллегам. Получите этот шаблон здесь.

2. Простая диаграмма Ганта

Simple Gantt Chart — это бесплатный графический инструмент, предустановленный в Microsoft Excel. Это дает с высоты птичьего полета текущий проект.

Это позволяет вам установить конкретную продолжительность для завершения вашей работы и отображает график с количеством выполненных работ за заранее запланированный период.

Таким образом, диаграмма Ганна чрезвычайно полезна для бизнеса, чтобы получить четкое представление о том, как выполняются задачи и насколько хорошо они подходят для определенного периода времени. Кроме того, этот шаблон также включает фазы проекта. Вы можете скачать это здесь.

3. Планировщик событий

Шаблон планировщика событий от Excel — отличный инструмент для запоминания всех важных деталей события. Это используется, чтобы обрисовать в общих чертах, как событие запланировано для бизнеса или организации. В нем предлагаются задачи для успешного завершения проекта от начала события до его окончания. Загрузите этот шаблон здесь.

4. Отслеживание затрат по видам деятельности

Отслеживание затрат на основе действий — это бесплатный шаблон для Excel, используемый для расчета острых затрат на продукты или услуги. Шаблон дает четкую картину общих, административных, прямых и косвенных затрат на производство продукта или услуги.

Это отслеживание затрат на основе действий определяет действия в организации и ресурсы, необходимые для каждого действия. Основываясь на фактическом потреблении ресурсов для каждого вида деятельности, он определяет стоимость ваших продуктов или услуг.

Получите этот шаблон здесь.

5. Планировщик идей

Идея планировщика позволяет создать свой собственный планировщик в Excel. Этот бесплатный шаблон позволяет вам ставить цели и планировать свои задачи шаг за шагом от начала проекта до конца.

Планировщик идей — это необходимый шаблон для организации вашей повседневной работы.

Шаблон позволяет планировать задачи, назначать задачи членам команды, устанавливать статус задачи, срок выполнения и планировать список ресурсов. Загрузите шаблон здесь.

6. Список задач группового проекта

Список задач группового проекта — это бесплатный шаблон для Excel, который позволяет вам организовать и управлять всей командой в проекте.

Это позволяет вам назначить задачу для всех в команде, назначить целевую дату для каждого ресурса, установить приоритет задачи и статусы задачи. Этот шаблон списка задач легко доступен каждому в команде.

Это помогает для совместной работы команды и оптимизирует ваши рабочие операции. Загрузите этот шаблон здесь.

7. Отслеживание эффективности проекта и отчетность

Отслеживание эффективности проекта и отчетность — это шаблон, используемый для управления и организации проекта.Это позволяет вам создавать задачи, устанавливать приоритеты, добавлять сроки, отслеживать стоимость и устанавливать продолжительность задач, чтобы оптимизировать рабочий процесс. Получите этот шаблон здесь.

8. Счет отслеживания

Счет для отслеживания счетов — это простой и бесплатный шаблон для Excel, который помогает вести учет всех счетов. Полезно контролировать учетные записи и отслеживать статусы счетов.

Этот бесплатный инструмент отслеживания счетов полезен для отслеживания имен счетов, причитающихся сумм, оплаченных сумм, неоплаченных сумм, дат платежей и других данных счета в одном центральном месте.

Вы можете скачать этот шаблон здесь.

9. Ежедневный список задач

Список ежедневных задач — это бесплатный шаблон Excel, который позволяет планировать и планировать кучу задач, которые необходимо выполнить в течение дня. Этот шаблон позволяет вам организовать и оптимизировать рабочий процесс, установив приоритет для важных задач. Это необходимый инструмент, чтобы оставаться сосредоточенным. Получите этот шаблон здесь.

Еженедельное расписание назначений — это бесплатный шаблон для Excel, который помогает планировать свою неделю и управлять заданиями, связанными с проектом, по дате. Это помогает создать подробный список задач на неделю и позволяет добавлять заметки для каждого назначения по дате в неделю. Загрузите этот шаблон здесь.

Предложения приветствуются!

Источник: https://techarks.ru/office/excel/10-poleznyh-besplatnyh-shablonov-upravleniya-proektami-dlya-excel/

10 шаблонов Excel, которые будут полезны в повседневной жизни

Как правильно составлять план работы. Основные шаблоны проектных планов в Excel

Отрадно, что корпорация Microsoft всеми силами идёт нам навстречу, предоставляя абсолютно бесплатный доступ к своей офисной продукции для мобильных устройств. Поэтому вы можете вполне удобно использовать мощный инструментарий Excel на своём рослом iPhone, на iPad и на Android-гаджетах с крупной диагональю.

Не забывайте и о том, что предлагаемые шаблоны могут быть доработаны с учётом ваших пожеланий, а также распечатаны, если экрану вы предпочитаете бумагу. Но прежде чем браться за коррективы, почитайте об эффективных приёмах, секретах и распространённых ошибках работы в Excel. С таким багажом знаний вам не страшен этот могучий монстр!

1. Список задач

Даже самая светлая голова при ясном уме и твёрдой памяти однажды даст сбой, и вы что-то забудете. Хорошо, если это будет покупка корма для рыбок, поздравление тёщи с Днём матери или поливка фиалки вашей второй половинки. Они побулькают, пошипят и поквакают, а ваша совесть останется чистой.

Но вдруг вы не оплатите предмет первой необходимости — интернет? Вам будет стыдно смотреть на себя в зеркало. И в тот злополучный день вы сломаетесь и пообещаете составлять списки дел. А пока вы будете мучиться выбором среди электронных планировщиков, попробуйте начать с простого перечня задач.

Назначайте задания, устанавливайте им приоритет, задавайте дедлайн, выбирайте ответственное лицо, следите за прогрессом выполнения и оставляйте заметки, не выходя из Excel. Шаблон уже настроен на быструю сортировку по дате, важности, статусу и другим параметрам.

2. Бюджет путешествия

Теоретически даже самое нереальное (и при этом полноценное) путешествие может обойтись вообще без финансовых вложений с вашей стороны. Для этого необходимо заручиться поддержкой на краудфандинговой площадке, найти бесплатные места для посещения и немного поработать за еду и койко-место.

Такие успехи сопутствуют лишь прожжённым путешественникам с изрядной долей везения. Хотя чего таить, даже им приходится искать пару монет на звонок, чтобы отчитаться маме о своём здравии. Поэтому любое перемещение за границы места проживания сопровождается предварительным планированием и составлением сметы.

И дабы вам не пришлось марать листки бумаги и без конца крутить-вертеть цифры, предлагаем обратиться за помощью к калькулятору поездки.

Помимо самого расчёта, шаблон умеет отображать предполагаемые траты в виде круговой диаграммы. Разбиение денежек на категории в процентном отношении даст понять, какая статья расходов наиболее прожорлива.

3. Инвентарный список

Что объединяет пожар, потоп, кражу и приезд родни погостить «на недельку»? Правильно, высокая вероятность утраты целостности вашего имущества.

Уж такова человеческая натура, что жаба душит не за сам факт утери бабушкиных носков, а за то, что вы вообще не можете припомнить весь свой накопленный скарб. При таких неблагоприятных раскладах вас выручит опись домашней утвари. А в дополнение к ней не лишним будет и сфотографировать свои хоромы со всем содержимым.

Отставив шутки, можно посоветовать шаблон тем людям, которые сдают жильё. Принимая постояльцев на долгий срок заселения, не забудьте ознакомить их под роспись с актом проведённой инвентаризации. Он сослужит вам добрую службу при выселении арендаторов.

4. Список контактов

Как бы ни старался технический прогресс, но он не в силах победить «динозавров», не желающих знать о существовании удобных инструментов организации ваших контактов. Дневники, записные книжки и просто клочки бумаги — их всё. Обычно в таких случаях говорят, что горбатого могила исправит (привет, жена!). Но не будем опускать руки и найдём компромиссный вариант — блокнот.

Электронный лист ваших знакомств хорош как минимум по двум причинам: им легко делиться и просто сортировать силами Excel. Поэтому не лишним будет заиметь его резервный вариант даже тем, кто всецело доверяет Google Contacts.

5. Диаграмма Ганта

Добрая русская традиция ударить по рукам, прогулять аванс, расслабиться и выполнить работу в ночь перед днём отчётности — довольно рискованная бизнес-техника, существенно влияющая на качество. Только планирование, разбиение задач на этапы и твёрдое следование графику способно спасти вашу репутацию.

Диаграмма Ганта — это популярный тип столбчатых диаграмм (гистограмм), который используется для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту.

Разумеется, мощности Excel позволяют создавать эти самые диаграммы. Их конёк — наглядность и доступность.

И даже если у вас нет собственного дела, попробуйте спланировать ремонт в квартире, подготовку к поступлению или марафону по методике Ганта. Вы оцените силу инструмента.

6. Семейное древо

Венец свадебного торжества — мордобой — пойдёт по правильному сценарию лишь в том случае, если вы чётко разделяете противоборствующие стороны на «своих» и «чужих». А помешать вам разобраться в ситуации может не только алкоголь, но и банальное незнание своей родни.

Конечно, повод для создания генеалогического древа выбран не самый лучший, есть куда более веская причина. Если шаблон покажется вам непонятным, переключитесь на лист Example, где представлено семейное древо Кеннеди.

7. График дежурств

«Провалы в памяти» сопровождают человечество с тех пор, как появилось распределение обязанностей. Недуг особо характерен для детского возраста. Именно малявки чаще своих мам и пап забывают помыть посуду, убрать игрушки и вынести мусор. Болезнь лечится без применения медицинских препаратов: достаточно распечатать недельный график работ и написать под ним предполагаемые карательные меры.

Впишите имена домочадцев в ячейки шаблона, распределив работы по дням недели до и после полудня. И не забудьте повесить распечатку на самое популярное место в квартире — холодильник. Теперь никто не сошлётся на свою забывчивость.

8. Журнал техобслуживания

Однажды, после долгих лет эксплуатации автомобиля, у вас может сложиться впечатление, что в машине не осталось ни одной родной детали. Кроме дворника, естественно, — он свят и неприкосновенен.

Так ли это на самом деле? Ответ может быть получен лишь в том случае, если при покупке авто вы завели себе привычку записывать каждый акт его технического обслуживания в специальный журнал.

В дополнение шаблон предоставляет возможность подсчитать общую сумму трат, связанных с ремонтом транспортного средства.

9. Журнал пробега

Родись Илон Маск на просторах советского пространства, мы бы с вами уже сейчас катались на электромашинах с низким уровнем затрат на проезд. Хотя кого я обманываю, не случилось бы такого. Илон разбил бы лоб о стену бюрократии и давно спился.

Поэтому владельцы авто по старинке прокручивают перед глазами утекающие доллары под мелькание цифр бензоколонки. Но природа человека склонна быстро забывать всё плохое, оберегая вас от мыслей о мыле и верёвке. Конечно, я утрирую, но почему бы не узнать, сколько денег вы тратите на постоянные дозаправки? А сделать это легко при помощи журнала пробега.

Внесите в форму показания одометра, количество залитых литров и их стоимость, и вы оцените стоимость одного километра пробега. Схожая функциональность реализована и в мобильных приложениях, например Car Logbook для Android.

10. Ежедневник

Только у членов общества, живущих по принципу «с утра выпил — день свободен», перечень дел заканчивается с открытием близлежащего магазина.

Остальным же приходится крутиться порой не хуже, чем белке в колесе, упорно укладываясь в ограниченные временные рамки. И дабы не забыть в суматохе свой список планов, люди предпочитают фиксировать его в ежедневниках.

Предложенный шаблон хорош тем, что позволяет разбивать каждый трудовой час на 15-минутные отрезки.

Источник: https://Lifehacker.ru/excel-na-kazhdy-j-den/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.